Zu wenig Zeit im Labor für das Wesentliche?
Mehr Zeit für das Wesentliche. Dank SmartMonitoring.
Die Arbeit im Labor erfordert penible Genauigkeit und höchste Konzentration. Mit ruhiger Hand und scharfem Blick wird hier nicht selten die Grundlage für lebenswichtige gesundheitliche Entscheidungen erarbeitet. Doch leider bleibt für diese enorm verantwortungsvolle Tätigkeit immer weniger Zeit - die Digitalisierung steckt im Labor Umfeld noch in den Kinderschuhen.
In einer Studie des Fraunhofer-Instituts beklagten Laborangestellte, dass sie 25 % ihrer Zeit mit nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten verbringen. Führungskräfte verlieren sogar täglich ein Drittel ihrer Arbeitszeit an Kontrolle, Auswertung und Dokumentation von Proben und Daten.*
Hohe Anforderungen bei steigender Arbeitsbelastung.
Der Grund, weshalb zu wenig Zeit für das Wesentlich bleibt, ist einfach: Wie die Studie ebenfalls zeigt, schöpfen Labore bislang das Potential der Digitalisierung nicht aus. Gleichzeitig steigen Arbeitsdruck und Anforderungen stetig – auch hinsichtlich einer sachgerechten Lagerung der hochsensiblen Stoffe. Proben müssen nicht nur bei konstant präzisen Temperaturen gekühlt werden. Das Laborpersonal hat auch die ständige Überwachung der Temperatur, die Kontrolle der Umgebungsparameter und die lückenlose Dokumentation aller relevanten Date zu leisten. Dabei entstehen riesige Datenmengen, die nur unter größtem Zeitaufwand ausgewertet werden können. Von den monotonen Arbeitsabläufen kaum zu sprechen.
Die Digitalisierung schafft zusätzliche Zeit.
Die zunehmende Digitalisierung von Laboren schenkt Zeit, um sich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Messgeräte, Sensoren, Prozesse, Datenbanken und Dashboards werden miteinander vernetzt, tauschen und werten Daten aus, dokumentieren und leiten selbständig erforderliche Maßnahmen ein.
Das Laborpersonal kann sich wertschöpfenden Tätigkeiten widmen. Die zuverlässige Kühlung von Proben übernimmt rund um die Uhr eine digitale Komplettlösung für Liebherr-Kühl- und Gefriergeräte: SmartMonitoring.
Komplexe und zeitintensive Aufgaben, die in Laboren digital bewältigt werden können:
- Sicherstellung einer konstant präzisen Kühlung von temperaturempfindlichen Stoffen
- Zuverlässige Überwachung der Temperatur und Umgebungsparametern
- Lückenlose Dokumentation und Auswertung aller relevanten Daten
Herausforderungen mit Proben im Labor
Herausforderungen an die Lagerung temperaturempfindlicher Proben in Laboren.
Problem 1: Zeitintensive Dokumentation
Jeder kennt sie, keiner liebt sie: die Dokumentation im Laboralltag. Jeder Eingriff ins System, jede Veränderung, jede Maßnahme und jedes Ereignis rund um die Lagerung von Proben und Medikamenten muss nachvollziehbar dokumentiert werden, um später Rückschlüsse über Fehler und Analyseergebnisse ziehen zu können. Bei komplexen Analysen ist eine manuelle, lückenlose Dokumentation neben der regulären Arbeit kaum zu leisten. Dabei gehen nicht nur Daten und Informationen verloren, die später wichtig sein können oder der Nachweispflicht dienen, sondern auch produktive Arbeitszeit. Dennoch widmet sich das Laborpersonal lieber selbst diesen Aufgaben, statt sie einer digitalen Lösung zu überlassen. Der Grund sind Vorbehalte gegenüber einer Einarbeitung in ein digitales Monitoring-System und Zweifel an dessen Zuverlässigkeit.
Problem 2: Schwankungen der Umgebungsparameter
In vielen Laboren ist die Kühlung sensibler Stoffe ein immer wiederkehrendes problembehaftetes Thema. Eine zuverlässige Kühlung gewährleistet eine präzise, gleichbleibende Temperatur und schafft so Idealbedingungen für die jeweiligen Proben und die Vergleichbarkeit von Forschungsergebnissen. Schließlich können Temperaturabweichungen weitreichende Folgen haben und monatelange Forschungsarbeit mit einem Schlag zunichtemachen. Sobald Kühlgeräte im Einsatz sind, schwingt die Angst vor unbemerkten Temperaturschwankungen deshalb immer im Hintergrund mit.
Problem 3: Fehlende Alarmierung bei Abweichungen
Laufen ein Analyseverfahren oder die Kühlung nicht reibungslos, erkennt es das Personal oft erst, wenn es zu spät ist. Die Lagertemperatur ist längst zu hoch oder zu niedrig, die Probe bereits unbrauchbar oder der gesamte Versuch ist aufgrund vermeidbarer Fehler gescheitert. Verantwortlich sind fehlende Frühwarnsysteme, die Alarm schlagen, sobald sich Daten unvorhergesehen ändern. Manche Labore verfügen über Warnsysteme, allerdings alarmieren diese meist nur vor Ort. So wird nach Dienstschluss oder am Wochenende ein leeres Labor aufgefordert, umgehend zu reagieren. Und am nächsten Arbeitstag erlebt das Personal eine böse Überraschung.
Problem 4: Kühlgeräte mit komplexer Regeltechnik
Die meisten Kühlgeräte sind steckerfertig und daher einfach zu installieren. Stecker rein, Einschalten, Temperatur einstellen und los geht's. Die verbauten Elektroniken und Regler sind meistens kompakt und arbeiten jahrzehntelang zuverlässig und frei von Störungen. Der Einsatz großflächiger Screens mit Echttext-Anzeige und umfangreicher Anwender Information wie sie heute in der Unterhaltungselektronik zB bei Tablets eingesetzt werden, sind daher nicht möglich bzw. sinnvoll. Man stelle sich vor man müsste wöchentlich Software Updates oder Neustarts durchführen. Die tägliche Handhabung wie das Auslesen von Alarmen oder das Verstehen von Meldungen und diverser Fehlercodes kann allerdings bei gängigen Anzeigen zum Problem werden. Aufgrund fehlender Zeit werden daher Störungen nicht richtig beachtet oder gar ignoriert. Das über kurz oder lang einen Geräteausfall und den Verlust der wertvollen Arbeitsergebnisse verursachen.
Problem 5: Falscher Umgang mit Kühlgeräten
Schnell dir Tür auf und nach der Probe suchen. Weil das bestellte Ordnungssystem noch nicht angeliefert wurde, lagert man die Proben zwischenzeitlich auf den Standard Ablagen. Je länger die Suche nach der richtigen Probe dauert bzw. je länger die Tür offen steht, desto mehr feuchte, warme Umgebungsluft strömt ins Gerät. Anstatt der gewünschten homogenen Innen-Temperaturen, schwanken diese dann kräftig und der Innenraum des Gerätes vereist. Die Das Gerät muss manuell abgetaut werden oder der Aufbau.
Tägliche Herausforderungen an das Labor-Personal bei der Lagerung sensibler Stoffe:
- Lückenlose Dokumentation von Temperaturen und Umgebungsparametern während der regulären Arbeitszeit kaum leistbar
- Keine Zeit und Muße, sich in Monitoring-Systeme einzuarbeiten
- Permanente Sorge vor unbemerkten Temperaturschwankungen
- Zusätzlicher Zeitaufwand durch Wartungsaufwand
- Unbrauchbare Proben bzw. Analysen mangels fehlender Alarmsysteme bei Abweichungen
Die effizienteste Lösung für eine sichere Lagerung in Laboren: die Digitalisierung
LIEBHERR SmartMonitoring
Lösung 1:Einfach und bequem eine lückenlose Dokumentation aufbauen
Damit jede Entwicklung einer Probenanalyse nachvollziehbar ist, muss eine lückenlose Dokumentation vorliegen. Alle Kühlungsparameter der Probe müssen ständig überwacht und festgehalten werden. Da die manuelle Dokumentation niemals lückenlos sein darf, muss eine digitale Methode etabliert werden, die nicht nur zuverlässig und rund um die Uhr alle Werte im Blick hat, sondern sie auch jederzeit zugänglich und abrufbar aufbewahrt.
Lösung 2: Umfangreiche Datengrundlage aufbauen und auswerten
Die digitale Dokumentation hilft nicht nur bei externen Vorgaben, sondern auch bei internen Fragestellungen. Sollen Prozesse, wie etwa ein Analyseaufbau, optimiert werden, liefert sie eine wichtige Entscheidungsgrundlage. Die gesammelten Daten werden ausgewertet und sinnvolle Maßnahmen definiert. Eine manuelle Auswertung ist fehleranfällig und darüber hinaus kaum zu leisten. Auch hier schafft die Digitalisierung zusätzliche Transparenz.
Lösung 3: Zuverlässige Alarmsysteme etablieren
In manchen Laboren werden die Umgebungsparameter noch in regelmäßigen Abständen manuell kontrolliert. Alarmsysteme sind nicht in Betrieb. Tritt zwischen den Kontrollen ein Fehler auf, bleibt er aufgrund flexibler Arbeitszeiten, Urlaub oder Remotearbeit oft zu lange unbemerkt. Digitale Alarmsysteme bieten hier maximale Sicherheit und gewähren Laboren zusätzliche Freiheit hinsichtlich Zeit, Ort und Anwesenheit.
Lösung 4: Alles immer und überall im Blick behalten
Eine digitale Lösung kann standortübergreifend eingesetzt werden und ermöglicht einen schnellen Überblick über mehrere Labore. Gebündelt auf einem Dashboard werden alle relevanten Daten der verschiedenen Standorte auf einen Blick angezeigt. Zudem sind alle kritischen Parameter mühelos zu jeder Zeit und von jedem Ort abrufbar.
Lösung 5: Individuelle Grenzwerte für Vorwarnstufe definieren
Bei hochsensiblen Substanzen kann es sinnvoll sein, individuelle Grenzwerte zu definieren, die keinesfalls über- bzw. unterschritten werden dürfen. Hierzu warnt ein Cloud-Alarm – noch vor dem Gerätealarm – bei Erreichen dieses Grenzwerts. Diese Vorwarnstufe lässt sich für unterschiedliche Proben einstellen und kann mitunter ausschlaggebend für den Erfolg eines Forschungsprojekts sein.
Leistungen einer digitalen Lösung für die sichere und effiziente Lagerung von Proben:
- Lückenlose Dokumentation rund um die Uhr ohne zusätzlichen Zeitaufwand
- Mehr Transparenz als Basis für Prozessoptimierungen
- Zuverlässiger Alarm unabhängig von Zeit, Ort und Anwesenheit
- Alle relevanten Daten jederzeit und überall auf einen Blick, auch standortübergreifend
- Vorwarnstufe via Cloud-Alarm mit individuell definierbaren Temperaturgrenzwerten
Maximale Sicherheit mit Liebherr SmartMonitoring.
Mit SmartMonitoring bietet Liebherr ein hochmodernes System, das Sicherheit in jedes Labor bringt. Die digitale Monitoring-Lösung schenkt dem Personal mehr Zeit, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Über einen SmartCoolingHub werden die Kühlgeräte mit dem internen Unternehmensnetzwerk und dem Liebherr-Dashboard vernetzt. Das System zeichnet automatisch Betriebsdaten, Alarmmeldungen und Gerätezustände auf, speichert sie und bereitet sie auf. Ein übersichtliches, webbasiertes Dashboard zeigt Meldungen und Daten zuverlässig an, sodass auch manuell kontrolliert werden kann. Auswertungen und Berichte stehen jederzeit bereit. Dabei ist SmartMonitoring einfach und intuitiv zu bedienen. Im Störungsfall alarmiert das System zuverlässig wahlweise per E-mail, Messenger oder SMS.
SmartMonitoring von LIEBHERR - Damit das Laborpersonal den Kopf frei hat für das wirklich Wichtige: die Ergebnisse seiner wertvollen Arbeit. Hier gibt's nähere Informationen...
Temperaturaufzeichnung für Apotheken
Die Apothekenbetriebsordnung enthält keine Bestimmung über die regelmäßige Messung und Aufzeichnung der Lagerungsbedingungen, insbesondere der Temperaturmessungen. Das Bundesamt für Sicherheit im Gesundheitswesen (BASG) verlangt von den Apotheken in Zusammenhang mit der Rücknahme von Arzneimitteln durch Hersteller oder Großhändler entsprechend der Arzneimittelbetriebsordnung, insbesondere für Kühlware, Temperaturaufzeichnungen mittels eines regelmäßig kalibrierten Min.-Max.-Thermometers oder besser mit geeigneten Datenloggern bzw. entsprechenden Kühlschränken (DIN 58345 /ÖNORM K 2040).
Aufzeichnungen aufbewahren
Die Österreichische Apothekerkammer empfiehlt für diese Temperaturaufzeichnungen in analoger Anwendung von § 15 Abs. 1 AMBO 2009 eine Aufbewahrung von mindestens fünf Jahren ab der letzten Eintragung.
Mit Schreiben vom 5. April 2017 hat das BASG mitgeteilt, dass § 33 Abs. 3 Arzneimittelbetriebsordnung 2009 - AMBO 2009 grundsätzlich für alle Arzneimittel gilt und nunmehr "aus gegebenem Anlass" in einem nächsten Schritt die Überwachung der Einhaltung dieser Vorgaben auf suchgifthaltige Arzneimittel ausgedehnt wird.
Bei Retouren von Kühlwaren und suchgifthaltigen Arzneimitteln an den Großhandel oder an Herstellbetriebe muss daher die Apotheke schriftlich bestätigen können, dass im Zeitraum der Lagerung keine Temperaturabweichungen aufgetreten sind und auf Verlangen die Temperaturaufzeichnungen zur Verfügung stellen (vgl. Kammer-Info der Österreichischen Apothekerkammer Nr. F17/17 vom 12. April 2017).
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